Bedrijfsfietsen: een voordeel voor je personeel … en voor je onderneming!

Er bestaan heel wat manieren om je medewerkers aan te moedigen om vaker met de fiets naar het werk te komen. Een leasefiets bijvoorbeeld is niet alleen een fiscaal interessant voordeel voor je personeel, maar komt ook jouw onderneming ten goede.

De auto blijft in België met voorsprong het populairste vervoermiddel voor woon-werkverkeer. Toch is er een groot potentieel voor de fiets. Van de werknemers die op minder dan 5 km van het werk wonen, neemt vandaag nog de helft de wagen. Bij een afstand van 5 tot 15 km is dat zelfs 67%, blijkt uit de jongste enquête over woon-werkverkeer van de FOD Mobiliteit.

Geen wonder dat de overheden pendelen met de fiets fiscaal willen stimuleren.

Maar ook zonder die financiële maatregelen is het voor ondernemingen interessant om fietsen aan te moedigen. Regelmatige fietsers blijken immers gezonder en minder vaak afwezig, blijkt uit cijfers van HR-specialist Attentia. Fietsers hebben ook de helft minder stress onderweg dan wie met de auto of het openbaar vervoer pendelt.

Ten slotte toont een fietscultuur op het werk ook dat jouw bedrijf aandacht heeft voor duurzaamheid, wat goed is voor het imago van de onderneming.

De belangrijkste manieren om meer medewerkers op de fiets te krijgen, zijn het toekennen van een fietsvergoeding, en het aanbieden van bedrijfs- of leasefietsen.

Wat is een fietsvergoeding?

Werkgevers kunnen werknemers die regelmatig met de fiets naar het werk komen een fietsvergoeding toekennen. Zolang de vergoeding niet meer bedraagt dan 0,27 euro per km (bedrag voor 2023) is ze vrijgesteld van inkomstenbelasting en socialezekerheidsbijdragen. De vergoeding wordt berekend op het aantal effectief afgelegde kilometers. De werknemer moet dus niet de kortste route nemen, maar mag kiezen voor de veiligste of meest comfortabele route.

De werknemer hoeft niet elke dag met de fiets te komen, maar krijgt enkel een fietsvergoeding voor de dagen waarop de fiets effectief gebruikt wordt. De werknemer moet een verklaring op erewoord invullen waarin hij de afgelegde kilometers en het aantal fietsverplaatsingen vermeldt.

Tot voor kort was de toekenning van een fietsvergoeding een gunst, al kon 85% van de werknemers er al van genieten via een cao op sector- of ondernemingsniveau. Vanaf 1 mei 2023 hebben alle werknemers uit de private sector recht op een fietsvergoeding.

Het type fiets speelt geen rol; de werknemer mag evengoed een racefiets of mountainbike gebruiken als een (al dan niet elektrische) stads- of hybride fiets.

Wat zijn bedrijfsfietsen?

Bedrijfsfietsen zijn fietsen die de werkgever aankoopt en ter beschikking stelt van zijn werknemers. Voor de werkgever is de aankoop van fietsen voor 100% aftrekbaar. Ook de bijhorende infrastructuur, zoals fietsstallingen, kleedruimtes, douches en laadpunten voor elektrische fietsen, is 100% aftrekbaar.

Voor de werknemer is een bedrijfsfiets geen voordeel van alle aard als de fiets effectief gebruikt wordt voor woon-werkverkeer. De aankoop van een bedrijfsfietsenpark is een forse uitgave die zwaar op de balans weegt. Daarom is fietsleasing meestal interessanter.

Hoe werkt fietsleasing?

Fietsleasing werkt net als autoleasing. Niet je onderneming maar de leasingmaatschappij koopt de fietsen aan en blijft er eigenaar van. Jij betaalt een maandelijkse vergoeding die naast de afschrijving meestal ook de kosten voor onderhoud, verzekering en soms ook pechverhelping omvat.

Een werknemer die een leasefiets gebruikt voor woon-werkverkeer, mag de fiets ook voor privéverplaatsingen gebruiken, net zoals bij een leasewagen, maar wordt niet belast op een voordeel van alle aard voor dit privégebruik.

Als werkgever kan je ervoor kiezen om leasefietsen kosteloos ter beschikking te stellen. Jouw onderneming betaalt dan de volledige leasekost. Voor een elektrische fiets met een handelswaarde van 4.000 euro zal dat voor een leasing op 36 maanden neerkomen op ongeveer 150 euro per maand (onderhoud en verzekering inbegrepen).

Je kan er ook voor kiezen om (een deel van) de leasekost door de werknemer te laten betalen, via een afhouding op het brutoloon of de eindejaarsbonus. Bespreek met je sociaal secretariaat hoe dit werkt.

Als je de volledige leasekost van 150 euro verrekent in het brutoloon, ontvangt een werknemer met een brutoloon van 2.500 euro elke maand netto 50 euro minder. Na 36 maanden heeft de werknemer dan 1.800 euro bijgedragen. Hij kan op het einde van het leasecontract de fiets overnemen aan de restwaarde, bijvoorbeeld 600 euro. Voor de werknemer betekent dit een besparing van 50% op de totale kostprijs, inclusief onderhoud en verzekering, en voor de werkgever is het een nuloperatie.

Fietsvergoeding voor een leasefiets?

Goed om te weten is dat het ter beschikking stellen van bedrijfsfietsen of leasefietsen gecombineerd kan worden met de onbelaste fietsvergoeding van maximaal 0,27 euro per km. Op die manier kunnen werknemers hun eigen bijdrage voor de leasefiets ‘terugverdienen’ door voldoende vaak met de fiets naar het werk te komen.

Als de werknemer in het voorbeeld van hierboven elke maand 186 kilometer aflegt, ontvangt hij een fietsvergoeding van 50,22 euro per maand, wat de nettokost van de leasing compenseert. De leasefiets ‘kost’ hem dus niets.

Wat is het mobiliteitsbudget?

Het mobiliteitsbudget is een budget dat je aan werknemers toekent als alternatief voor de traditionele bedrijfswagen. Het bedrag stemt overeen met de totale jaarlijkse bruto kost van een bedrijfswagen. De medewerkers mogen dat budget volgens hun eigen voorkeur besteden aan verschillende duurzame alternatieven: een milieuvriendelijkere bedrijfswagen, openbaar vervoer, deelwagens, (elektrische) fietsen en steps ...

Voorlopig blijft het mobiliteitsbudget echter vrij onbekend. Vorig jaar boden slechts 426 werkgevers het aan.

Wat met onderhoud en pech?

Net als een auto heeft een fiets regelmatig onderhoud nodig. Dat kan bij een fietshandelaar gebeuren, maar ook bij jouw onderneming of bij de werknemer thuis. Touring heeft daarvoor speciale fietsvrachtwagens die op afspraak langskomen. Het zijn echte mobiele werkplaatsen waarin ervaren mecaniciens fietsen onderhouden en herstellen. Ze komen nu al ter plaatse in Brussel en de provincies Vlaams-Brabant en Antwerpen.

Wat als jouw fietsende werknemers pech hebben op weg naar het werk ? Geen nood. Daarvoor bestaat er fietsbijstand. Net als bij bijstand voor auto’s stuurt Touring een technieker ter plaatse die de fiets ofwel ter plaatse kan herstellen, ofwel wordt de fiets naar een fietsenmaker gebracht.